Správné vedení týmu je jedním ze základních kamenů dobře fungujících společností. Každá firma k tomu může zvolit zcela individuální přístup, ale existují metody již léty osvědčené, které zkrátka fungují. Jak správně nastavit procesy, role i pravidla pro nové i stávajícíc členy týmu tak, aby se všem dobře pracovalo i spolupracovalo, nám představili trenéři Seznamu David Koláček a Milan Fridrich, kteří pro členy Point One udělali školení na míru. A jaké bylo?

Workshop

Na workshop dorazila šestice statečných včetně naší manažerky Jarky, kdy každý dopředu vyplnil formulář s očekáváním a s problémy, se kterými se v oblasti vedení lidí potýká. Trenéři následně celý workshop vedli tak, aby pokryli systematicky většinu problematik. Účastníky mimo jiné zajímala následující témata:

• Jak nastavit procesy ve firmě,
• Jak motivovat svůj tým k výkonu
• Jak tým kontrolovat u věcí, které nejsou hmatatelné
• Jak být k týmu asertivní a být šéfem bez výčitek
• Jak správně delegovat
• Timemanagement
• Jak přistupovat ke scrumu
• Jak si stanovit role v týmu
• Jak balancovat mezi profesionálním a osobním vztahem v týmu

Trenéři následovně celodenní program rozdělili na dopolední a odpolední. Ten dopolední se věnoval tématům níže, ten odpolední se zabýval individuálními potřebám zúčastněných projektů.

1. Role v týmu a nastavení procesů

Projekt (neopakující se činnost) vs. proces (opakující se činnost)

Rada číslo 1: Nastavení si pravidel a rolí, co chceme v týmu mít

Určit si „DPV“ (Definice, Proces, Výkon)

1. Definice cíle a stanovení rolí (jak má vypadat výstup, který předáváme)

• Stanovit čas, rozpočet a kvalitu
• Případně si stanovit logickou rámcovou matici
• Metoda SMART(S):

1. Specifikace (konkrétně co má být na konci hotové a aby zaměstnanec zopakoval, co má udělat)
2. Měřitelné (čísla)
3. Ambiciózní (dosažitelné, rozvíjející, akceptovatelné)
4. Reálné
5. Termín (data i na minuty)

Smyl (proč to máme dělat, aby to bylo motivační), příklad s robotem – dva týmy, kde týmy stavěli robota z lega a jednomu týmu ho před jejich očima rozebrali a řekli jim, že mají dělat znovu a u druhého týmu ho dali do krabice a řekli, že ho pošlou do dětského domova. Jedna skupina skončila daleko dřív, jak druhá s kompletováním robotů.

• 3. Proces
  Sestavení procesu
• 4. Výkon
  Samotná exekutiva výše popsaného.

2 Pravidla

• Nastav
• Vyžaduj
• Dodržuj

Druhý tematický okruh se zabýval tvorbou pravidel a jejich dodržováním.

Teorie rozbitého okna – jakmile se rozbije okno, tak ho jdu zasklít – jakmile je někdo poruší, tak je hned a okamžitě vyžaduji.

Při náboru člověka se domluvit o metodě SMART(S). Pokud něco manažer zadá a chybí tam něco ze SMART, tak má manažera upozornit a manažer má povinnost to dodat.

Trenéři důrazně doporučují si sepsat osobní hodnoty a ty dodržovat.

3 Situační vedení

Třetí okruh se zabýval situačním vedením. Jak pracovat s (ne)motivovanými a (ne)znalými členy týmu. Ukázali nám k tomu graf, který popisuje, jaké lidi v týmu máme, kam je chceme dostat a jak s nimi pracovat.

Z obrázku plynou různé situace, které mohou nastat. V extrémech se jedná o motivaci svobodou, smyslem práce a příslibem mistrovství. Nescházíme se s člověkem pravidelně, sám si říká o schůzky, když potřebuje. Pokud člen týmu nechce pracovat, tak použiji metodu trojího tlaku – úkol s možností seberealizace, vyžadování úkolu s možností direktivního zadání vypracování, direktivní zadání vypracování úkolu s četnou kontrolou.

Po pauze na oběd se přešlo ke 4. tématu.

4 Timemanagement

Správný timemanagement by měl vycházet z životních priorit. Ty je nejprve nutné si sestavit:

• Sepsat si hodnoty
• Stanovit si role
• Jedna činnost za roli, která má největší efekt
• Jací v životě chceme být, co bychom v životě chtěli dělat a co bychom v životě chtěli mít.
• Dále nám trenéři ukázali obrázek s činnostmi (ne)důležitými a (ne)naléhavými.

Důležitost versus naléhavost

• Příklad na hasičích ohledně ND (naléhavé a důležité): zkracování procesů, připravenost, nerušenost, fungování co nejefektivněji a řešit je pokud možno jako D (důležité).
• Důležitý je relax (je v D), práce hlavou (1-2 hodiny týdně) – zda to, co dělám, dělám efektivně. Změna, zůstat a přestat (každý týden si dát tyto otázky).
• Nedůležité N – dělat, ale určit termín a zeptám se na kvalitu a jaké zdroje mám k dispozici.
  – nedůležité a nenaléhavé dělat, ale málo (káva, popovídání si s kolegy)
• Nejhorší dělat jako první (znát svůj denní rytmus a dle toho to zařídit).

Plánuj si kalendář na 70% a měj tak vždy rezervu

Tip na plánování: nejprve roční a na rok si dát priority a rozhodit do kvartálů, které rozhodím do měsíců. Měsíc si rozhodit do týdnů a týdny do dnů, ty do hodin a ty do minut.

5 Scrum

Poslední oblast se věnovala tématu scrum, což je agilní metoda v projektovém řízení, kdy se dávají časové sprinty (více to reaguje na změny v průběhu projektu). Tzv. navádění rakety na pohyblivý cíl. Scrummaster – zodpovědný za proces, moderátor situace. Mezi jednotlivými scrumy se nemění zadání. Pracují na základě skupinového cíle. Každý den mají setkání, kdy každý řekne, co ten den dělal. Po scrumu se setkají a udělají si retro(spektivu), kdy si na lístečky napíšou, co se jim líbí, nebo nelíbí. Zaměřit se na minimum nutné kvality a s tím jít ven a pak to v průběhu šperkovat.

Po celodenním soustředění následoval souhrn a kolečko, zda každý dostal odpověď na svou otázku na začátku. Workshop byl tak chytlavý, že naprostá většina účastníků věnovala pozornost celodennímu workshopu na 100% a cítila se po něm obohacena. Děkujeme trenérům a společnosti Seznam, která tento workshop pro nás zdarma v rámci společenské odpovědnosti nachystala. Přislíbila také v případě zájmu, že nachystá další, kde můžeš být účastníkem i ty.

Reference:

Velmi přínosné, ještě dlouho se budu vracet k zapsaným zjištění, abych zapracoval do praxe.

Skvěle pojatý workshop. Více o interakci účastníků (ano, někdy bylo těžké z nás dostat odpovědi). Tím, že jsme se zapojili jsme došli k hodně věcem sami. Super, že to bylo aplikované přímo na našich projektech a daných situacích.

---

O trenérech:

David Koláček – manažer oddělení Vzdělávání v Seznamu, trenér manažerských dovedností, specialista na vedení a řízení lidí, leadership, týmovou spolupráci, komunikaci a koučink.

Milan Fridrich – seniorní trenér manažerských dovedností, specialista na timemanagement, projektové řízení, typologii a týmovou kooperaci.